Vietämme helposti työpäivästä ison osan kokouksissa ja erilaisissa palavereissa. Perinteisessä kokouksessa on esityslista, jonka kohdalla on esittelijänsä ja hänen alustuksensa perusteella tehdään päätöksiä. Kokouksia vetää usein tiimipäällikkö tai johtaja ja projekteissa projektipäällikkö.
Fasilitoivalla työotteella luodaan yhteistä ymmärrystä ja sitoutetaan kaikki tehtyihin päätöksiin. Sana ‘facil’ tulee latinasta ja tarkoittaa helppoa. Fasilitointi on siis kokousten helpoksi tekemistä. Nimeämällä kokoukselle tai palaverille oma fasilitaattori, voidaan välttyä monilta huonon kokouksen haasteilta. Fasilitaattorin tehtävänä on huolehtia aikataulusta ja tuoda ryhmälle tarvittavia työkaluja, jotta jokainen ryhmän jäsen pääsee antamaan parhaan panoksensa yhteiseen tekemiseen.
Hyvän kokouksen elementit
Onnistuneen kokouksen tulisi sisältää seuraavat asiat, joista muodostuu akronyymi IDOARRT, joka muodostuu 7 osasesta:
- Intention eli kokouksen tarkoitus – miksi ihmiset ovat kerääntyneet yhteen.
- Desired Outcomes eli tavoitteet – mitä halutaan saavuttaa ennen tapaamisen loppua.
- Agenda eli millä tavoin päästään kohti tavoitetta.
- Roles eli kokouksen roolit, esim. kirjuri, fasilitaattori, puheenjohtaja.
- Rules eli minkälaisia sääntöjä ja osallistumisen tapoja halutaan kokouksessa olevan, tämä voi liittyä esimerkiksi läppäreiden ja puhelimien käyttöön kokouksen aikana.
- Time eli kauanko kestää, mihin mennessä loppuu ja kuinka usein pidetään taukoja.
IDOARRT voi olla palaverin suunnittelun työkalu etukäteen tai tarkistuslista kokouksen alussa. Kun asiat käydään yhdessä läpi, kaikilla on samanlainen käsitys kokouksen kulusta ja työtavoista, jolloin voidaan vahvemmin keskittyä varsinaiseen sisältöön.
Lisäideoita parempiin palavereihin:
- Välitunti. Palaveri saa kestää vain 45 minuuttia ja sitä seuraa 15 minuutin välitunti, jolloin on aikaa ehtiä seuraavaan palaveriin, hoitaa kiireinen puhelu tai sähköposti tai käydä vessassa ilman, että seuraava palaveri häiriintyy.
- Pakollinen agenda. Kokoukseen ei tarvitse tulla, jos sille ei ole toimitettu esityslistaa.
- Lean Coffee, jossa palaverien agenda muodostetaan osallistujien voimalla kirjoittamalla yksi asia per liimalappu ja tukkimiehen kirjanpidolla äänestämällä valitaan niistä käsittelyyn ne, jotka herättävät eniten ajatuksia osallistujissa.
Ideapakka on Suomen parhaita kouluttajan ja valmentajan työkaluja, joka kokoaa menetelmiä näppärästi mukana kulkevaan muotoon taskukirjaksi. Löydät haluamasi ryhmätyö- ja fasilitointimenetelmät sekä järjestät ne haluamallasi tavalla.
Lisätietoa: https://ideapakka.fi/
