TYÖKALU: Toimistolaisen työkalupakki

Toimistotyöläisen työkalupakki

Kun mietit työkaluja, niin ajattelet luultavasti vasaroita ja nauloja. Harvoin tulee huomattua, että myös toimistotyössä tarvitaan erilaisia työkaluja. Työn järjestäminen vaatii erilaisia menetelmiä, jotka ovat yksilöllisiä tapoja selvitä päivän tehtävälistoista. Osa työtehtävistä on nopeita ja lyhyitä, kuten vaikkapa sähköpostiin vastaaminen. Osa puolestaan on pidempikestoisia projekteja, joiden tekemiseen menee monta tuntia, päivää, viikkoa tai kuukautta. Joka tapauksessa oma kalenteri täyttyy erilaisista ja eripituisista työtehtävistä, joilla on liuta erilaisia deadlineja. Niiden hallitsemiseen tarvitaan apuvälineitä. Erityisesti etätyö vaatii järjestelmällisyyttä. Kun tunnistaa oman suunnitelmallisuutensa vahvuudet ja heikkoudet, on helpompi myös löytää toimivia keinoja työn tekemiseen. Oman työkalupakkinsa voi rakentaa juuri itselle toimivista työkaluista. Lisäksi on muistettava taukojen merkitys. Kahvitauot antavat aivoille hengähdysaikaa ja siirtää ajatukset hetkeksi muihin asioihin. Taukoliikunta puolestaan tuo virkeyttä kehoon ja mieleen, ja sitä kautta parantaa kykyä tarttua hommiin.

Ehdotuksia työkalupakkiin:

Kalenterin 80/20 perustuu ajatukseen, että 80 % tuloksista syntyy 20 % tehdystä työstä. Menetelmä on kätevä pika-arvio omaan ajankäyttöön ja säännöllisesti tehtynä se opettaa ajanhallintaan ja työtehtävien fokusointiin.

  1. Tarkastele viime viikon kalenteriasi. Mistä teoista/asioista syntyi tulosta?
  2. Tulos voi olla mikä tahansa tavoitteitasi edistävä teko, kuten kirjoitettu teksti, suunniteltu palaveri yms. omaan työhösi sovitettava tulos.
  3. Ole sopivan kriittinen arvioidessasi tuloksia.
  4. Tarkastele vielä viime viikon kalenteriasi ja katso, mitkä asiat veivät aikaasi viime viikolla, mutta eivät tuoneet tulosta nyt eivätkä todennäköisesti tuota tulosta myöhemminkään.
  5. Nyt tiedät, mille asioille sanot jatkossa ei ja mille varaat enemmän aikaa. Valitse viisi eniten tulosta lisäävää tekijää ja raivaa niille kalenteristasi riittävästi aikaa.

(Koko pakan työkaluja löydät klikkaamalla)

Kolme tehtävää on toimintatapa, jolla itsellesi merkitykselliset työt edistyvät joka päivä. Erityisesti se auttaa edistämään pidempikestoisia projekteja ja vähentää silpputyöhön kuluvan ajan vaikutuksia. Kun kirkastat itsellesi merkitykselliset projektit, saat niitä myös tehtyä.

  1. Päätä edellisenä iltana tai heti aamulla, mitkä kolme asiaa ovat sellaisia, jotka haluat saada valmiiksi päivän aikana. Kirjoita tehtävät itsellesi ylös.
  2. Ole realistinen tehtävien keston kanssa. Olisi hyvä, ettei mikään tehtävistä kestäisi yli tuntia. Pilko isommat tehtävät pienempiin paloihin, mahdollisesti useammalle päivälle.
  3. Aloita työpäivä tekemällä valitsemasi asiat. Älä tee mitään muuta ennen kuin olet saanut kolme tehtävääsi valmiiksi.

(Koko pakan löydät klikkaamalla)

Kävelyharjoitus on nimensä mukaisesti pieni kävely työpäivän keskellä. Se auttaa poistamaan stressiä ja väsymystä arjen kiireessä. Ideana on keskittyä kävelyn aikana kaikilla aisteilla taukoon, ei pyöritellä työasioita mielen päällä. Tauon jälkeen ajatus on kirkas ja haasteisiin on helpompi tarttua. Eikä keho ja hartiatkaan tunnu niin väsyneeltä iltapäivän saatossa.

  1. Kävele normaalisti ja rennosti. Älä pidä kiirettä.
  2. Tarkkaile ympäristöäsi avoimella asenteella. Katso asioita kuin näkisit ne ensimmäistä kertaa.
  3. Huomioi myös äänet, hajut ja kävelyn ja vaatteittesi aiheuttamat tuntoaistimukset.

(Koko pakan löydät klikkaamalla)

 

Serfioitu fasilitaattori & coach

jani@ideapakka.fi  – p. 045 2772772

Lisää ideoita? Kurkkaa ideapakka.fi